Anreden, Abschlüße und Unterschriften
Jedes Medium hat seine eigenen Floskeln zur Anrede und Verabschiedung. Telefonate beginnen häufig mit "Hallo" und enden (zumindest in Norddeutschland) mit "Tschüss". Ähnliches gibt es bei Briefen. Weil eMail aber recht neu ist, gibt es solche "Regeln" noch nicht. Viele unterlassen es daher eine Anrede oder eine Unterschrift zu schreiben, zumal die Nachricht viele dieser Informationen (z.B. Absender) enthält.
Doch vielleicht reichen diese Informationen nicht aus oder es wird nicht klar, warum man diese eMail überhaupt bekommt. Sie sollten also überlegen, was Sie übermitteln wollen. Dabei müssen sie natürlich die Gewohnheiten und die Kultur aller Beteiligten in Erwägung ziehen.
Anreden und Abschlüsse
Anreden
Anreden sind besonders schwierig. Oft weiß man nicht, ob die Person, der man schreibt, ein Mann oder eine Frau ist und in manchen Kulturen steht z.B. der Nachname an erster Stelle, in anderen an letzter. Gewisse Begrüßungsformeln (wie z.B. Sehr geehrter ...) sind abhängig vom Alter und Status des Empfängers. Es ist also durchaus schwierig, die richtigen Worte zu finden.
In den Vereinigten Staaten schreibt man z.B. in der Regel nicht Mister oder Sir, es sei denn, man ist absolut sicher, dass es sich um einen Mann handelt. Ähnlich ist es bei der Verwendung von Mrs. (dt.: Frau) und Miss (dt.: Fräulein), wobei in Deutschland in der Regel die Anrede "Frau" verwendet wird. In den USA verwendet man in eMails üblicherweise den Vornamen in Kombination mit "dear" (liebe/r)
Lieber Chris:
Passen Sie aber bei der Verwendung von Kurzformen oder Spitznamen auf - so gibt es Stefanies, die auf Steffi fast allergisch reagieren. Wenn Sie eine Gruppe von Leuten ansprechen möchten, können Sie "Liebe" und das entsprechende Attribut verwenden. Z.B.:
Liebe ProjektManager:
Wenn die eMail eher formlos sein soll und Sie vielleicht sogar einen höheren Status als der Empfänger haben, reicht oft ein einfaches "Hallo":
Hallo - ich habe heute Ihre Web-Seite gesehen und wollte Ihnen nur kurz mitteilen, dass ich die kalte Kernfusion am 29. Februar 2403 entdeckt habe, *nicht* am 29. Februar 2402.
Für Leute, die ich schon kenne, verwende ich auch oft ein nur ein einfaches "Hallo":
Hallo - möchtest Du morgen mit mir Essen gehen? Ich könnte dann meine Urlaubsfotos mitbringen und Dich zu Tode langweilen.
"Guten Morgen" oder "Guten Abend" sind für eMails nicht geeignet, da es einige Zeit vergehen kann, bis der Empfänger seine eMails liest. In Deutschland sollte man mit solchen Anreden noch wesentlich vorsichtiger sein: bewährt hat sich als Kompromiss die Anrede "Guten Tag".
Informationen
Wenn ich eMails von Fremden bekomme, interessiere ich mich sehr dafür, in welcher Verbindung ich zu ihnen stehe. Wenn Sie also eMails versenden, besonders an jemanden, der Sie nicht kennt, ist es besser, wenn Sie gleich diese Fragen beantworten:
- Wie erfuhren Sie von ihr/ihm?
- Was möchten Sie von ihr/ihm?
- Wer sind Sie?
- Warum sollte Ihr Korrespondent Ihnen antworten? (wenn Sie nicht diese Frage beantworten können, sollten Sie sich fragen, warum Sie diese eMail überhaupt absenden)
Es ist besser, diese Informationen ans Ende zu setzen, als sie gar nicht zu beantworten. Es gibt aber gute Gründe diese Informationen an den Anfang zu stellen:
- Wenn es ein Problem mit der Übertragung gibt, ist es wahrscheinlicher, dass das Ende verloren geht.
- Viele Leute erhalten mehr als zwanzig Mails pro Tag und lesen sie daher sehr schnell. Solche Menschen neigen oft dazu eMails zu löschen, deren Bedeutung ihnen nicht klar ist.
- Ihre Identität ist ein wichtiger Anhaltspunkt zum Kontext der Meldung.
Gute Antworten zu den Fragen können z.B. so aussehen:
Liebe Ms Sherwood: Ich bin Inhaber eines großen Verlages. Ihr Ehemann erzählte mir letzte Woche, dass Sie daran interessiert sind, ein Buch zu veröffentlichen, das auf Ihrem "eMail-Guide" basiert. Da mir dieser Guide sehr gut gefallen hat, würde ich mich gern mit Ihnen treffen.
Einige gute Freunde von mir erhielten vor kurzem zum ersten Mal eine eMail von meinem Vetter. Leider gab es Probleme bei der Übermittlung und sie erhielten nur folgende Nachricht:
Liebe Rich und Chris: Ich traf Euch bei Jim und auf Duckys Hochzeit.
Sie wussten nicht gleich, wer er war, aber da er Ihnen mitteilte, woher er sie kannte, interessierten sie sich für die eMail. Sie antworteten und seither klappt die Kommunikation tadellos.
Unterschriften (Signaturen)
Bei vielen eMail-Programmen kann man eine so genannte Signatur eingeben, d.h. am Ende jeder eMail steht ein bestimmter, vorgegebener Text am Ende. Viele nutzen diese Signaturen, um auf einfach Art und Weise Adressen u.a. mitzuteilen, z.B.:
Hallo - wollen wir heute zum Essen gehen?
Rebecca P. Snodwhist
Rebecca P. Snodwhistle
Fraunheimer Maschinenfabriken GmbH
Rothenbaumchaussee 76a
20148 Hamburg
Telefon: O40 - 12 34 56 78
FAX: O40 - 12 34 56 79
snodwhistle@fraunheimer.de
Wbecca@arcor.net (privat)
Soviele Informationen zu so einer kurzen Fragen scheinen mir übertrieben. Viele der oben genannten Informationen sind für diesen Fall einfach überflüssig.
Da Sie diese Frage als eMail erhielten, können Sie auch per eMail antworten - Sie brauchen also die Informationen über FAX oder die genaue Adresse nicht. Auch eine weitere eMail-Adresse brauchen Sie sicher nicht - Sie haben ja schon eine! In der Regel reicht der Name aus, insbesondere, wenn:
- Ihre eMails in der "Von:"-Zeile nicht Ihren vollen Namen enthalten (schicken Sie sich einfach selbst eine Mail, dann werden Sie es sehen - oder nicht.)
- In der "Von:"-Zeile nicht der Name steht, den Sie wirklich bevorzugen, z.B. weil Ihre Firma auf die Verwendung des vollständigen Namens besteht - ohne Spitznamen etc.
- Sie teilen Ihr eMail-Konto mit anderen Leuten (z.B. Familienangehörigen)
Die Telefonnummer kann dagegen durchaus zu einer Signatur gehören - wenn Sie tatsächlich wollen, dass man Sie anruft.
Wenn die eMail-Nachricht in einer Verbindung zu Ihrer Berufstätigkeit steht, ist es vernünftig, den Namen der Firma in die Signatur zu setzen. Eine Sache, die ich in diesem Zusammenhang gerne wissen möchte (und die oben bei Rebecca fehlt), ist die Position, die man in der Firma einnimmt. Ist Rebecca nun Raumpflegerin oder Direktorin der Firma? Dies kann für den Erfolg der Anfrage durchaus wichtig sein. Aufgrund dieser Überlegungen schlage ich Rebecca also folgende Signatur vor:
Generaldirektor Rebecca P. Snodwhistle,
Fraunheimer Maschinenfabriken GmbH
Telefon: O40 - 12 34 56 78
Sicher ist diese Signatur in diesem Fall (Wollen wir essen?) immer noch etwas übertrieben. Aber in der Regel ist es umständlicher, immer wieder die Signatur ein- und auszustellen.
Einige setzen Signaturen ein, um kleine Zeichnungen oder witzige Sinnsprüche zu vermitteln. Dies ist durchaus angemessen - aber übertreiben Sie es nicht! Eine gute Regel ist es, dass die Signatur nicht länger als 5 Zeilen sein sollte.
Nachdem man einmal eine Signatur eingerichtet hat, vergisst man Sie häufig - manche eMail-Programme zeigen Sie auch nicht explizit an, sondern setzen sie automatisch an das Ende der eMail. Daher sollten Sie die Signaturen regelmäßig auf die Aktualität überprüfen. Dies gilt auch für kleine Witze etc. - wenn man sie zum 5. Mal liest, verlieren sie doch gewaltig.
Noch eine Schlussbemerkung über Signaturen. Sie dienen auch dazu, dem Empfänger mitzuteilen, dass die eMail vollständig angekommen ist.
Trennzeichen
Einige setzen kleine Bindestrich-Zeilen vor und nach die eigentliche Signatur, z.B.
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Generaldirektor Rebecca P. Snodwhistle,
Fraunheimer Maschinenfabriken GmbH
Telefon: O40 - 12 34 56 78
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Kaitlin Sherwood schreibt dazu im englischen Original: Dies sieht sicher sehr schön aus, ist aber nicht nötig.
Dies ist so nicht (ganz) korrekt:
Wenn man bei einigen eMail-Programmen die Antwort- oder Reply-Taste benutzt, wird der gesamte Text der eingegangenen eMail in die Antwort kopiert, versehen mit einem Zitatzeichen (siehe Abschnitt Zusammenhang). Um keinen überflüssigen Text zu kopieren, wurde eine "Standard-Signaturkennung" vereinbart. Diese besteht aus zwei Gedankenstrichen, einem darauf folgendem Leerzeichen und einem Zeilenumbruch: "-- "
Alles, was danach kommt, wird nicht mehr kopiert, da die Signatur in der Regel nicht relevant für den Inhalt ist. (Einen Dank für entsprechende Hinweise an Klaus Arnhold, Martin Schmitt, Dominik Boecker und Matthias Firner!)
Zusammenfassung
Wenn Sie den Empfänger der eMail kennen, werden Sie die hier geschilderten Probleme wahrscheinlich nicht haben. Wenn Sie aber jemandem schreiben, den Sie nicht kennen, sollten Sie ihm/ihr möglichst viele Informationen über sich zukommen lassen, insbesondere wer Sie sind, warum Sie schreiben und warum er/sie Ihnen antworten sollte. Diese Informationen sollten am Anfang einer eMail stehen.
Anreden und Abschlüsse sind äußerst schwierig - hier sollten Sie versuchen, auf die Kultur des Empfängers einzugehen. Im Zweifel ist es besser, vorsichtig zu sein.
