Status
(Anm. d. Ü.: gemeint ist sozialer Status, aber auch Bildungsniveau etc.)
Weil Sie das Umfeld und das Erscheinungsbild des Empfängers nicht kennen, wissen Sie wenig über seinen sozialen Status. Sie können nicht seine Kleidung sehen und wissen nicht, ob er einen Dialekt spricht. Über das Alter, das Geschlecht, den Familienstand, seine Intelligenz und Ausbildung können Sie auch nur spekulieren. Ebenso geht es dem Empfänger - auch er ist auf Vermutungen angewiesen. Ich möchte hier nichts über den Wert von Vermutungen und Vorurteilen sagen. Es ist aber eine Tatsache, dass man auf solche Spekulationen angewiesen ist, wenn Sie keine Informationen über sich mitteilen.
Wortwahl
Sprache
Ihre Kompetenz im Umgang mit Sprache ist ein wichtiger Hinweis auf Ihren sozialen Status. Wenn Sie viele Rechtschreib- und Grammatikfehler machen oder einfach unpassende Worte verwenden, gewinnt man schnell den Eindruck, dass Sie wenig gebildet sind. Es spielt dabei keine Rolle, dass der Zusammenhang zwischen Sprachkompetenz und Intelligenz nur gering ist - gerade bei Nicht-Muttersprachlern - viele Menschen ziehen diese Folgerung trotzdem. Einige sind sogar beleidigt, wenn Sie eine eMail erhalten, die Fehler enthält (gleichzeitig kann man natürlich auf diesem Weg auch gerade den Eindruck vermitteln, dass man dumm ist).
In einer vollkommenen Welt könnten wir vielleicht alle hervorragend und fehlerfrei schreiben. Da diese Welt aber nicht vollkommen ist, gibt es eben Menschen, die eine Sache besser und eine andere schlechter beherrschen: vielleicht ist man nicht sicher in der Grammatik - dafür kann man aber hervorragend Fliesenlegen.
Bis zum Aufkommen der digitalen Technik kamen wir in der Regel mit der mündlichen Kommunikation (z.B. Telefon) aus. Medien wie eMail machen es nun nötig, dass wir uns miteinander schriftlich auseinandersetzen. Sicher kann man im Laufe der Zeit die Qualität seiner Korrespondenz verbessern, aber wenn man jeden Tag zehn oder mehr eMails verschickt, wäre es Unsinn, für jede eine Stunde aufzuwenden, um sie stilistisch, orthographisch und grammatikalisch auszufeilen.
Zum Glück bieten einige eMail-Programme eine Rechtschreibprüfung an. Wenn es Ihnen wichtig ist, einen möglichst guten Eindruck zu hinterlassen, sollten Sie diese Möglichkeit unbedingt nutzen. Verlassen Sie sich aber nicht auf solche Programme - es gibt Fehler, die auch diese Programme nicht erkennen!
Mir persönlich ist der Sinn und Zweck einer eMail wichtiger als die korrekte Grammatik. Ich mag also lieber solche eMails:
Hey da sin ne Menge Leute draussen, die wo zimlich wütend auf dihc sind und dich verprügeln wollen.
als:
Geh nicht vor die Tür!
Korrekte Grammatik ist gut - korrekter Kontext und Informationen sind besser!
Absender-Angabe
Viele Menschen filtern aus den Domain-Angaben Informationen über den Absender (Informationen über "Domains" finden Sie hier). Jede Information, die man aus dieser Absender-Adresse erhält, wird auf Sie "übertragen", z.B.:
- ibm.com - man vermutet, dass Sie ein Erwachsener sind und sich mit Computern gut auskennen,
- aol.com - man vermutet, dass Sie diesen Anschluss privat nutzen und dass diese Adresse nichts mit Ihrer Berufstätigkeit zu tun hat,
- washington.k12.ia.us - man vermutet, dass Sie unter 18 Jahre alt sind,
- webtv.net - man vermutet, dass Ihr Interesse an Computern weniger technisch ist.
Ihr Partner wird auch aus Ihrem Namen (wenn sichtbar) bzw. aus Ihrer eMail-Kennung Schlüsse ziehen. Solange Ihr Name nichts gegenteiliges verrät, wird man annehmen, dass Sie zur dominierenden Gruppe innerhalb Ihrer Firma bzw. Ihres Landes gehören. So werden viele denken, dass sich hinter der eMail-Adresse bpj@thromble.com ein Mann und hinter barbaraP@thromble.com eine Frau verbirgt - obgleich letztere durchaus für einen Mann, z.B. Peter Barbara, stehen könnte. Aus demselben Grund vermutet man, dass eMails aus Taiwan nur von Asiaten und eMails aus den USA nur von Weißen geschrieben werden - es sei denn, der Name suggeriert eindeutig etwas anderes.
Ihre eMail-Kennung gibt sogar noch subtilere Hinweise auf Ihre Person. Wenn Sie z.B. eine sehr kurze Kennung ohne Zahl haben, kann man vermuten, dass Sie als einer der ersten eine solche erhalten haben. Man vermutet daher, dass steve@thromble.com länger in der Firma arbeitet als steve9672@thromble.com.
Daraus können sich auch Vermutungen über Ihre Stellung innerhalb Ihrer Organisation ergeben. So wird man Barbara.J.Periwinkle@thromble.com für wichtiger halten, als babsimaus@thromble.com.
Klarheit verschafft hier eine so genannte Signatur, in der Sie Ihre Stellung eindeutig klarstellen:
Barbara J. Periwinkle
Rechtsabteilung
Fraunheimer Maschinenfabriken GmbH
Oder
Peter Periwinkle
Helene-Lange-Gymnasium
(14 Jahre)
Besuchen Sie auch die lettische Homepage: http://www.latvia.org!
Der junge Herr Periwinkle gibt hier gleichzeitig einen Hinweis darauf, dass er aus Lettland stammt.
Es kann auch hilfreich sein, wenn man in die eMail eine Information über die Funktion bzw. den sozialen Status einbindet:
Hallo - ich bin Schüler am Helene-Lange-Gymnasium und interessiere mich für Hochleistungsrechner. Könnten Sie mir Informationen zusenden?
oder:
Hallo - ich bin Vizepräsident von Fraunheimer. Schicken Sie mir bitte Informationen über Ihre Hochleistungsrechner, da wir erwägen, einige Maschinen zu erwerben.
Beachten Sie, dass der Autor nicht nur seine Funktion angibt, sondern auch seine Sprachkompetenz beweist, indem er davon spricht, dass man "erwägt, einige Maschinen zu erwerben." Solche Formulierungen können etwas abgehoben klingen, erhöhen aber den Status ungemein. Man sollte aber darauf achten, sie nicht zu häufig zu verwenden und damit den Empfänger zu verwirren.
Einsatz von eMails
Eine letzte Sache, auf die sehr geachtet wird, ist die Art und Weise, wie Sie Ihre eMails einsetzen. Wenn Sie keinen konkreten Kontext angeben, nur in Großbuchstaben schreiben oder zu lange Zeilen verwenden, entsteht der Eindruck, dass Sie im Umgang mit eMails sehr unerfahren sind. Darüber hinaus könnte man annehmen, dass Sie zu dumm oder faul sind, den richtigen Umgang mit eMails zu lernen.
Ergänzend zum Aufbau der eMail, achten viele darauf, wie sehr die eMail dem Zweck angemessen ist: Wurde die eMail an die richtige Kontaktperson geschickt? War es eine vernünftige Frage?
Müssen Sie sich mit diesen Punkten beschäftigen?
Wie entscheiden Sie, wieviel Zeit Sie auf das Entwickeln Ihrer Statusinformationen verwenden sollten? Das hängt von verschiedenen Einflüssen ab:
- Kennen Sie den Empfänger bereits? Wenn Sie schon sehr intensiven Kontakt mit dem Adressaten gehabt haben, sind dessen Annahmen über Ihr Alter, Geschlecht, Status und Intelligenz bereits sehr klar. Nur wenn Sie massiv gegen Grammatikregeln oder die eMail-Netiquette verstoßen, werden Sie dieses Urteil noch verändern können.
- Interessiert sich der Empfänger für solche Statusinformationen? Universitätsprofessoren interessieren sich meist mehr für die Grammatik als ein Dachdeckermeister. Menschen, die viele eMails versenden, werden wesentlich toleranter mit solchen Statusinformationen umgehen, als Menschen, die eine Stunde auf eine eMail verwenden.
- Was hängt von dieser eMail ab? Wenn Sie eine eMail an Ihren Chef senden, müssen sie wahrscheinlich sehr auf die Grammatik Acht geben. Verkäufer interessiert es dagegen weniger - schließlich wollen Sie Ihnen etwas verkaufen. Um Menschen dazu zu bewegen, Ihnen einen Gefallen zu tun, sollten Sie den Eindruck erwecken, dass Sie dem Empfänger in Zukunft nützlich sein könnten.
- Wie sehen die eMails des Partners aus? Wenn man Ihnen eMails mit mangelhafter Interpunktion und Rechtschreibung schickt, macht es wahrscheinlich nichts, wenn Sie dasselbe tun.
- Stören Sie Vorurteile? Wenn Sie ein Mann sind und Patrick heißen, es Ihnen aber nichts ausmacht mit einer Frau verwechselt zu werden, können Sie gern "Pat" anstelle von "Patrick" verwenden.
Zusammenfassung
Auch wenn ich Vorurteile nicht ausdrücklich gutheiße, gehören Sie doch zur menschlichen Natur. Sie müssen daher darauf achten, welche Informationen Sie dem Adressaten mitteilen und wie Sie falsche Ansichten korrigieren.
- Die Sprachkompetenz kann durch Rechtschreib- und Grammatikprogramme verbessert werden.
- Signaturen und einleitende Informationen können falsche Einschätzungen verhindern.
- Diese Anleitung wird Ihnen - hoffentlich - helfen, wie Sie zukünftig Ihre eMails formulieren sollten.
