Textgestaltung
Die grundlegenden Regeln für die Übermittlung von eMails sind standardisiert, es gibt aber eine Reihe von unterschiedlichen Programmen, mit denen man eMails erstellen kann. Es ist daher möglich, dass die Nachricht, die Sie versandt haben, beim Empfänger ganz anders aussieht. Sie sollten daher sehr gut überlegen, wie Ihr Text aussehen soll. Dieser Abschnitt wird erklären, warum Texte unterschiedlich aussehen können und wie man dies vermeiden kann.
Kreativ gestaltete Texte
Einige eMail-Programme können nur schlichte Texte darstellen. Kursive Buchstaben, Fettschrift oder Farben werden durch Befehlszeichen dargestellt. Sie haben z.B. so etwas versendet:
Hallihallo! Ich fand Euer Lied bei der Party super! Gute Arbeit!!
wenn die Software des Empfängers solche Formatierungen aber nicht interpretieren kann, wird er folgendes sehen:
Hallihallo! Ich fand Euer Lied bei der Party <i>super</i>! <b>Gute Arbeit!!<b>
Formatierte eMails und Internet-Seiten kann man mit einigen eMail-Programmen nur schwer lesen. Wenn Sie die Wahl haben, diese als einfachen Text oder im HTML-Code zu versenden, sollten Sie bedenken, welche Möglichkeiten Ihr Partner hat.
Erweiterte Zeichensätze
Als um 1982 die eMail-Spezifizierungen erstellt wurden, wurde entschieden, dass nur 128 verschiedene Zeichen (die Buchstaben, Zahlen, Satzzeichen etc.) in eMails verwendet werden dürfen. Dies ließ Platz für Fehlerkorrekturen - sehr wichtig, wenn Computer über Modem miteinander kommunizieren.
Heute sieht es im Netz aber anders aus. Buchstaben wie ä, ç, und Ø sind für viele Internet-Nutzer wichtig geworden. Daher gibt es heute eine Möglichkeit, 256 verschiedene Buchstaben in eMails darzustellen, die "quoted-printable" (Sonderzeichen bzw. Umlaute darstellen) genannt wird.
Unglücklicherweise ist die Übermittlung von eMails technisch immer noch auf 128 Zeichen begrenzt. Daher wird die eMail zunächst in den "begrenzten" Zeichensatz konvertiert, übermittelt und dann beim Empfänger (hoffentlich) zurückübersetzt. Wenn nun die Empfänger-Software die Darstellung von Sonderzeichen nicht unterstützt, werden die zusätzlichen Buchstaben durch ein Gleichheitszeichen und einem Buchstaben/Zahlen-Code oder durch andere (an diesen Stellen) unpassende Zeichen dargestellt:
Heute sieht es im Netz aber anders aus als 1982. Buchstaben wie =E4, =E7 und =D8= sind f=FCr viele Internet-Nutzer wichtig geworden. Daher gibt es heute eine M=F6glichkeit, 256 verschiedene Buchstaben in eMails darzustellen, die "quoted-printable" (Sonderzeichen bzw. Umlaute darstellen) genannt wird.
Warum sollte Sie das interessieren? Sie müssen sich leider dafür interessieren, weil es spezielle Zeichen gibt, die Sie möglicherweise benutzen und die NICHT Teil des Standard-Zeichensatzes sind, die aber von einigen Programmen eingesetzt werden. Auch wenn die Software des Empfänger Ihrer Nachricht solche erweiterten Zeichensätze konvertieren kann, verwenden leider verschiedene Computer verschiedene Symbole für denselben Code.
Ein Beispiel: das Trademark-Symbol, Aufzählungspunkte und typographische Anführungszeichen sind erlaubte Zeichen bei Windows95 und MacOS, werden aber an verschieden Plätzen des Codes geführt. Während Windows95 überzeugt ist, dass das Zeichen mit der Nummer 241 das ñ ist, meint das MacOS, dass das Zeichen Ò an dieser Stelle ist. Dies ist ein weiterer Grund, sich Gedanken über die eMail-Software Ihres Gegenübers Gedanken zu machen.
Web Links
Einige eMail-Programme erkennen URLs (Uniform Resource Locators: Web-Adressen) innerhalb eines Textes und ermöglichen, diese "anzuklicken". Solche Programme gehen davon aus, dass alles hinter http:// eine Web-Adresse ist. Achten Sie daher darauf, immer http:// zu schreiben, um eine Web-Adresse einzubauen. Ich kenne z.B. kein Programm das www.webfoot.com als URL erkennt.
Sie sollten aber vorsichtig mit Satzzeichen unmittelbar hinter der URL sein - insbesondere mit Punkten. Sehen Sie sich z.B. diese Nachricht an:
Hi - Die URL ist http://www.webfoot.com/writings.html. Schau, ob es Dir gefällt.
Das Programm des Empfängers könnte denken, dass der Punkt am Ende der URL noch zur URL gehört. Oder der Empfänger könnte, wenn das Programm keine URLs erkennt, zuviel kopieren. In beiden Fällen führt die (zwangsläufig folgende) Fehlermeldung des Internet-Browser dazu, dass der Empfänger denkt, dass die Seite nicht existiert, Sie aber das Gegenteil behaupten. Ich gebe zu, es sieht nicht schön aus, wenn man nach der URL eine zusätzliche Leerstelle einfügt, es vermeidet aber solche Probleme.
Hi - Die URL ist http://www.webfoot.com/writings.html . Schau, ob es Dir gefällt.
Menschen, die gern Ausschneiden und Kopieren, wählen manchmal auch zuwenig aus. Da HTML-Dokumente sowohl das Suffix .html als auch .htm haben können, kann es also auch hier zu einen schweren Fehler kommen. Um das ausschneiden und kopieren zu vereinfachen sollte Sie daher URL immer in eigene Zeilen setzen:
Hi - Die URL ist
http://www.webfoot.com/writings.html
Schau, ob es Dir gefällt.
Richtig beobachtet - der Punkt nach der URL fehlt jetzt völlig! Sicher ist dies nicht grammatikalisch korrekt, aber ich bin der Meinung, dass Grammatik zugunsten eines besseren und sicheren Ausschneiden und Kopierens zurückstehen kann.
Interpunktion und Anführungszeichen
Eine andere grammatikalische Regel, die ich regelmäßig breche, ist die Platzierung der Interpunktion. Grammatikrichtlinien sagen, dass die Interpunktion innerhalb der Anführungszeichen stehen müssen, z.B. der Punkt im folgenden Satz:
Bob sagte, " Ich liebe sie so sehr."
Das ist ok, solange der Text innerhalb der Anführungsstriche normale Rede ist, aber es kann Probleme verursachen, wenn z.B. Computereingaben (Passwords etc.) behandelt werden. Betrachten Sie:
Wenn Sie aufgefordert werden, ein Password einzugeben, schreiben Sie "smiley."
Ist der Punkt etwas, das zum Password gehört oder nicht? Ich ziehe es vor, hier dies zu schreiben:
Wenn Sie aufgefordert werden, ein Password einzugeben, schreiben Sie "smiley".
Damit ist klar, dass der Punkt nicht zum Password gehört. Sie können nun, je nach Anlass die Satzzeichen in die Anführungsstriche nehmen oder nicht - ich denke aber, dass es besser ist, hier einheitlich zu handeln.
Wenn Sie solche und ähnliche "Verstöße" nicht dulden können oder wollen, verändern Sie einfach den Satz, damit es solche Probleme nicht gibt:
Wenn Sie aufgefordert werden, ein Password einzugeben, schreiben Sie "smiley" und drücken Sie dann die Return-Taste.
oder wenn Sie es ganz sicher machen wollen:
Wenn Sie aufgefordert werden, ein Password einzugeben, schreiben Sie smiley und drücken Sie dann die Return-Taste.
Anhänge (Attachments)
Einige Mail-Programme unterstützen "Anhänge", um Dokumente per eMail zu senden. Dies erlaubt, jede mögliche Datei in irgendeinem Format an andere zu senden. GIF- und JPEG-Bilder, Word-Dokumente, WordPerfect- Dokument und Photoshop-Dateien sind ein kleiner Ausschnitt dessen, was Sie auf diese Art und Weise versenden können. Wenn der Empfänger ein Programm hat, das mit Anhängen umgehen kann, ist dies ein äußerst praktisches Instrument. Wenn die Software aber nicht mit Anhängen umgehen kann, ist das Ergebnis bei ihm ein Haufen Datenmüll.
Doch selbst, wenn die Übermittlung klappt kann es noch eine Reihe anderer Probleme geben: ein Macintosh-Programm läuft z.B. nicht auf einem Windows-Rechner und Windows95-Programme laufen wiederum nicht auf Rechner mit DOS.
Und selbst wenn all diese Klippen umschifft sind, wissen Sie in der Regel nichts über die Hardware-Voraussetzungen Ihres Partners - wenn er z.B. von zuhause seine eMails abruft, wird er sich wenig über ein 200MB-Video freuen - egal wie lustig es ist.
Es ist fast immer besser, z.B. einfach die URL der Datei per eMail weiterzugeben. Man kann dann selbst entscheiden, ob man sich die entsprechende Datei herunterladen will. Wenn es aber nicht anders geht, fragen Sie den Empfänger am besten vorher, ob er große Dokumente empfangen kann - und will!
Zusammenfassung
Wenn Sie nichts über das eMail-Programm Ihres Partners wissen - seien Sie vorsichtig!
- Verwenden Sie keinen formatierten Text!
- Verwenden Sie keine Sonderzeichen!
- Versenden Sie Web-Seiten als einfache Textdatei!
- Seien Sie vorsichtig mit Anhängen!
Passen Sie im übrigen beim Einsatz von Interpunktion darauf auf, dass diese URLs oder Zitate nicht verfälschen.
