Der inhaltliche Zusammenhang
In einem Gespräch gibt es ein gewisse Übereinstimmungen und Gemeinsamkeiten zwischen den Gesprächsteilnehmern. Man befindet sich z.B. am selben Ort oder man spricht - am Telefon - zur selben Zeit miteinander. Bei Texten ergibt sich diese Gemeinsamkeit aus dem Medium, auf dem er sich befindet, d.h. der Text steht z.B. in den Unterlagen einer Konferenz, auf einer Geburtstagkarte oder in einem Diktatheft.
Bei eMails wissen Sie nichts über den Wohnort, die Gemütslage, den Beruf, die Hobbys oder die Bedeutung des Absenders für Ihr Leben. Das bedeutet, dass Sie, neben anderen Dingen, sehr darauf achten müssen, welche Informationen Sie über den Hintergrund der Nachricht geben. Dieser Abschnitt wird Ihnen dafür einige Strategien zeigen.
Sinnvolle Formulierungen in der Betreff-Zeile
(In vielen Programm bezeichnet man "Betreff" als "Subject")
Ein Betreff-Text, der klar den Inhalt bezeichnet, hilft dem Empfänger sich geistig auf den Inhalt der eMail einzustellen, ohne sie zu lesen. Der Betreff-Text sollte kurz (einige Programme kürzen lange Betreff-Texte) sein und einen Hinweis auf den Inhalt der Nachricht geben (es muss sich nicht um einen grammatikalisch vollständigen Satz handeln).
Wenn Sie mit Ihrer Nachricht auf eine eMail antworten, wird Ihr eMail-Programm in der Regel ein Re: oder RE: (für regarding - bezüglich) in Ihre Betreff-Zeile setzen. Sollte Ihr Programm dies nicht tun, wäre es gut, das Re: per Hand einzusetzen:
Betreff: Re: Deine eMail-Anleitung
Wenn Sie eine Nachricht versenden, die nicht besonders wichtig ist und auf die Sie keine Antwort erwarten, sollten Sie die Betreff-Zeile mit der Formulierung FYI: (For Your Information - zu Ihrer Information) einleiten:
Betreff: FYI: Kekse im Aufenthaltsraum
Für eilige Nachrichten, sollten sie URGENT (EILT) verwenden (insbesondere wenn der Empfänger viele eMails bekommt):
Betreff: URGENT: Treffen mit Chef verlegt
Für Anfragen verwenden Sie am besten REQ (Request - Anfrage):
Betreff: REQ: Aktuelle Umsatzzahlen
Tun Sie sich selbst einen Gefallen und eliminieren Sie das Wort "Information" aus der Betreff-Zeile (und am besten auch aus dem Text). Als ich Webmaster der University of Illinois at Urbana-Champaign war, bekam ich eine Reihe von eMails, die so aussahen:
Betreff: Informationen
Bitte senden Sie mir Informationen über die UIUC.
Solche eMails gaben mir wenige Hinweise darauf, was die Person von mir wissen wollte: Zulassungsbedingungen? Zahl der Studenten? Flächeninhalt? Anzahl der Gebäude? Sollte ich diese "Informationen" per Brief versenden oder URLs angeben? Das einzige, was ich tun konnte, war nach dem Zusammenhang zu fragen. eMails wie diese sind da wesentlich besser:
Betreff: Geschichte der UIUC
Gibt es irgendwelche Internet-Seiten über die Geschichte der U of I?
Die obengenannten Bezeichnungen entstammen dem englischen Sprachgebrauch. Da Englisch die Sprache des Internets ist, spricht nichts dagegen, sie auch in Deutschland zu verwenden (Anm. d. Ü.)
Zitate
Wenn Sie sich auf eine frühere eMail beziehen, sollten Sie diese eMail zitieren, um den inhaltlichen Zusammenhang herzustellen.
Also nicht so:
Ja!
sondern so:
> Kommst Du zu der Party am Freitag?
Ja!
Das größer-als-Zeichen (>) ist die gängigste Art, zu zitieren. Einige eMail-Programme verwenden aber auch andere Zeichen.
Auch wenn Sie auf die eMail ausführlich antworten, sollten Sie zitieren. Stellen Sie sich nur vor, Sie bekommen am Montag diese Antwort auf eine eMail vom Freitag, an die Sie sich schon nicht mehr erinnern.
Ich habe mit ihnen gesprochen, aber sie wollten sich noch selbst etwas überlegen.
Ihre erste Reaktion wäre sicher ein "Hee???". Viel leichter wäre eine eMail zu verstehen, die so aussieht:
> Ich habe gerade Hendrik in der Bibliothek getroffen. Er hat es endlich
> geschafft, daher feiert er am 19.Dezember seine Examens-Party. Ich denke,
> wir sollten irgendeine nette Sache planen, um ihn zu überraschen -
> vielleicht ein Lied singen oder so. Frage doch mal Gesche und Nils, ob
> sie mitmachen wollen.
Ich habe mit ihnen gesprochen, aber sie wollten sich noch selbst etwas überlegen.
Dies ist schon wesentlich besser, aber hier ist zuviel zitiert worden. Die ersten zwei Zeilen haben nichts mit der Frage zu tun, die beantwortet werden sollte. Sie sollten nur soviel zitieren, dass der Zusammenhang klar wird - nicht mehr (Peter Kimble, mein Informatik-Lehrer an der High-School, gibt seinen Schüler den Hinweis, dass mindestens die Hälfte der Zeilen einer eMail-Nachricht von Ihnen sein sollte.) Sie brauchen nur soviel zu zitieren, um den Zusammenhang klar zu machen:
> Ich denke, wir sollten irgendeine nette Sache planen, um ihn zu
> überraschen - vielleicht ein Lied singen oder so. Frage doch mal
> Gesche und Nils, ob sie mitmachen wollen.
Ich habe mit ihnen gesprochen, aber sie wollten sich noch selbst etwas überlegen.
Das ist ausreichend Zusammenhang, aber die Antwort ist immer noch reichlich knapp. Eine gute Regel ist, sich genau die Pronomen in den ersten drei Sätzen anzusehen. Wenn sich diese nicht eindeutig auf die frühere eMail beziehen, sollte man sie durch konkrete ersetzen.
> Ich denke, wir sollten irgendeine nette Sache planen, um ihn zu
> überraschen ... Frage doch mal Gesche und Nils, ob sie mitmachen wollen.
Ich habe mit Nils am Freitag gesprochen. Er fand Deine Idee ziemlich gut, wollte aber noch Gesche fragen. Am Sonnabend hat er mich dann angerufen und gesagt, Gesche hätte sich schon ein Spiel überlegt, dass sie mit Hendrik spielen wollten. Da aber noch nicht ganz klar war, ob das klappen würde, versprach er, mich nächste Woche Dienstag wieder anzurufen.
Nun ist die Antwort klar und eindeutig. Da sich die Antwort klar auf die vorige eMail bezieht und der Zusammenhang eindeutig ist, muss auch nicht mehr soviel Text zitiert werden. Antworten wie diese, bei denen der Zusammenhang in der Antwort kenntlich wird, sind am einfachsten zu verstehen. Unglücklicherweise braucht man auch länger, um sie zu schreiben.
Wenn Sie einen Satz zitieren wollen, der in einem Absatz steht, entfernen Sie alles, was Sie nicht interessiert und ersetzen diesen Teil mit drei Pünktchen (wie oben). Sie können auch eckige Klammern verwenden "[]" , um Inhalte zusammenzufassen, z.B.:
Ich denke, wir sollten eine nette Sache planen, [Lied, Spiel] ...
Wenn die Nachricht für Sie nicht wichtig genug ist, um die entsprechenden Stellen zu zitieren, fügen Sie die gesamte Nachricht am Ende an. Damit braucht der Leser nicht darauf zu sehen, es sei denn, er versteht den Zusammenhang nicht.
Zusammenfassung
Sie kennen den Zusammenhang, ihr Leser aber vielleicht nicht. Verwenden Sie daher,
- sinnvolle Betreff-Zeilen
- Vermeiden Sie Pronomen in den ersten drei Zeilen
- Zitieren Sie die vorherige Nachricht.
