Seiten-Layout
Worte sehen auf einem Computer-Bildschirm oft anders aus, als auf Papier und viele empfinden es als schwerer, Text auf dem Bildschirm zu lesen, als auf Papier. (Ich kenne einige Leute, die ihre eMails ausdrucken, um sie zu lesen.) Die Auflösung ist am Bildschirm nicht so gut, wie auf dem Papier, es gibt manchmal ein Flackern, die Buchstaben sind kleiner und/oder die Buchstaben sehen schlecht aus. Das Programm des Empfängers mag auch das Layout Ihrer eMail verändern und nicht die Möglichkeit haben, die Ihre eMail-Software hat. Das alles bedeutet, dass gutes Layout bei eMails sich von gutem Layout auf Papier unterscheidet.
Kürzere Absätze
Normalerweise werden eMail-Nachrichten in einem Fenster mit "scrollbars" (Laufleisten) dargestellt. Auch wenn Laufleisten eine feine Sache sind, ist es doch schwieriger, lange Absätze zu erfassen. Erwägen Sie daher, Absätze nur mit wenigen Sätzen zu erstellen.
Zeilenlänge
Die meisten eMail-Programme brechen den Text nicht automatisch um. Wenn also Ihr Programm und das Programm des Empfängers unterschiedliche Auffassungen darüber haben, wie und wann man Texte umbricht, kann eine Nachricht z.B. so enden:
Ich habe heute mit meinen Kollegen gesprochen. Sie meinen, Dein Vorschlag,
bezüglich der Weiterentwicklung des Generators XY12/63 wäre sehr interessan
t, habe aber noch einige Lücken. Um diese Lücken zu schließen, solltest Du
Dich mit Ihnen in Verbindung setzen. Ich hoffe, Du hast Zeit, dies in den n
ächsten Tagen zu tun.
Darüber hinaus verursacht die "quoted-printable"-Kodierung noch zusätzliche Probleme. Wenn eine Zeile länger als 76 Buchstaben ist, wird nach 75 Zeichen ein Zeilenumbruch eingebaut und an das Ende der Zeile ein Gleichheitszeichen gesetzt. Wenn der Empfänger ein Programm hat, das "quoted-printable" unterstützt, werden diese Zeilen wiederhergestellt - alle anderen sehen solch furchtbare Ergebnisse:
Ich habe heute mit meinen Kollegen gesprochen. Sie meinen, Dein Vorschlag, =
bezüglich der Weiterentwicklung des Generators XY12/63 wäre sehr interessan=
t, habe aber noch einige Lücken. Um diese Lücken zu schließen, solltest Du =
Dich mit Ihnen in Verbindung setzen. Ich hoffe, Du hast Zeit, dies in den n=
ächsten Tagen zu tun.
Einige Programm schneiden die Zeile nach 80 Zeichen ab. Auf diese Art gewinnt man keine Freunde.
Sie sollten versuchen, die Zeilen mit weniger als 70 Buchstaben zu verwenden. Warum 70 Buchstaben und nicht, z.B. 76? Weil Sie etwas Platz für Zeichen lassen sollten, die der Empfänger beim Zitieren verwendet.
Knappe Texte
Wie oft hat man Ihnen in der Schule gesagt, dass Sie einen 20-seitigen Aufsatz schreiben sollen? Bestimmt häufig - und ebenso häufig hat man Sie dafür gerügt, wenn der Text zu kurz war. Dies ist kein gutes Training für das Schreiben von eMails. Fassen Sie sich kurz. Wenn der Empfänger mehr Informationen möchte, kann er es Ihnen mitteilen. (Denken Sie auch daran, dass manche Anbieter den Internet-Zugang nach Menge der übertragenen Dateien abrechnen oder Grenzen für die Größe von eMails haben.)
Wenn Sie eine Nachricht an mehrere Personen schicken, müssen Sie unter Umständen etwas ausführlicher sein, damit Sie nicht mit Anfragen überschwemmt werden. (Sie sollten überlegen, ob wirklich alle Personen auf Ihrer Liste stehen müssen.)
Je weniger Menschen auf Ihrer Empfänger-Liste stehen, um so kürzer kann die Nachricht sein. Bücher, die sich an tausend Menschen richten, haben zehntausende von Worten. Reden, die an eine große Gruppe von Menschen gerichtet sind, haben tausende von Worten - aber wenn Sie mit jemanden auf einer Party sprechen, brauchen Sie nur hundert Worte!
Ich versuche, alles auf eine "Seite" zu bringen. In den meisten Fällen bedeutet das, dass der Text nur 25 Zeilen lang sein darf. (Ja, diese Seite ist viel, sehr viel zu lang für eine eMail!)
Zusammenfassung
Zusammenfassend kann man sagen: fassen Sie sich kurz: kurze Zeilen, kurze Absätze, kurze Nachricht.
